Написание официальных писем пример. Письмо – претензия

И снова здравствуйте мои дорогие подписчики и гости блога. Как вы относитесь к официальным документам? Любите ли их заполнять? Смею предположить, что большинство из вас ответит отрицательно.

Письмо должно быть прочитано

Понятно, что официальные письма – документы, составленные с использованием некого образца, порой на специальном бланке. Хоть раз в жизни такие документы составлял каждый из вас. Это может быть объяснительная, заявление, благодарственное письмо, гарантийное послание, жалоба и тд. Следовательно, вам знакома процедура оформления такого рода сообщения.

Главная цель делового письма – донесение информации в неизменном виде до адресата. Если вы пишите благодарственное письмо, то обязательно укажите причину, в решении которой вам помог тот или иной человек. Не забудьте указать его фамилию и инициалы. Письмо, направленное в пустоту никогда не будет прочитанным, следовательно, не забывайте указывать адреса получателя, а в идеале и отправителя.

Обратите внимание, как происходит отправка писем по средствам электронной почты:

• вы нажимаете клавишу «Написать письмо»;
• составляете послание;
• заполняете строку адрес получателя;
• кликаете мышкой на кнопку «Отправить».

Конечно, последовательность действий можно менять (сначала заполнить строку адрес, потом создать письмо), но последним действием всегда будет отправка. Вы согласны? А теперь скажите мне: «Возможно ли послать сообщение, если нет электронного адреса?». Естественно, нет. Следовательно, обязательно узнавайте, запоминайте, записывайте данные, благодаря которым вы можете в любой момент связаться с важным для вас человеком.

Не забывайте ставить себя на место получателя вашего послания. Так вы можете заметить те ошибки, которые допустили при создании, скорректировать само послание, удалить слова, имеющие двойственное значение и тд. Как вы думаете, адресату приятно открывать конверт, распечатывать письмо и видеть, что это послание для него лично. Как он понимает это? Довольно просто: любой письмо должно начинаться с обращения и приветствия (это то, что позволяет отправителю расположить в себе получателя).

Если по какой-то причине вы не смогли узнать имя и фамилию человека, то замените их другими: господин, директор, уважаемый и тд. Ни в коем случае нельзя сокращать эти слова. В противном случае, автор послания раскрывает свое недовольство, злобу и другие негативные черты характера. Следовательно, говорить о предрасположенности получателя к общению и восприятию информации не стоит.

Скажу сразу, что даже мне приходит на электронную почту море писем сомнительного характера, следовательно, я тщательно слежу за их содержанием. Открыв полученное письмо, я стараюсь бегло прочитать его, чтобы оценить степень важности. А вы делаете так же? Ожидая особое письмо, вы можете часами изучать полученные сообщения, тогда почему бы не научиться их быстро просматривать?

Отправлено послание должно содержать заголовок (в электронном варианте, нужно обозначить тему). Столь простая формальность позволяет получателю оценить важность сообщения. А если, таковое попало в распределительный центр крупной организации, то оно может быть спокойно, без лишних заморочек, отправлено получателю. Вы ведь хотите, чтобы ваше послание как можно скорее достигло получателя?

Оформление письма и его содержание

Теперь вы знаете, как сделать так, чтобы ваше письмо достигло адресата кротчайшие сроки:

• знать его адрес;
• указать тему послания;
• начать письмо с приветствия читателя.

Однако, это не все особенности создания деловых писем. Немало важную роль играют: стиль изложения, способ подачи информации, оформление такого рода документов и тд. Давайте далее разбираться, как же сделать так, чтобы получатель не отправил письмо в папку «Спам» на просторах электронной почты и не выкинул ваше послание в мусорное ведро.

Первое что должно быть – приветствие и обращение к адресату. Заметьте, что неплохо было бы раскрепостить читателя. Для этого достаточно начать с комплиментов, заметить его загруженность и тд. Составляйте свое послание так, чтобы получатель соглашался с каждым его словом, ведь в таком случае подвести его к заключению сделки будет довольно просто.

Последний комментарий – чуть ли не самый важный. Это касается использования слов, фраз и выражений, которые имеют двойственный характер. Все дело в том, что отправитель не может залезть в голову к адресату и узнать уровень его осведомленности. Вот именно поэтому, перед отправкой послания, его нужно прочитать несколько раз и, при необходимости, подкорректировать, удалив двойной смыл высказываний.

Структура официального письма

Официальные письма выполняются на специальных бланках, в которых уже есть некие нанесения. В верхней части бланка (правый угол) обязательно располагается «шапка», содержащая в себе полный набор реквизитов (фамилия и инициалы получателя, адрес фирмы, телефон, название отдела, герб или символика компании тд.). Обратите внимание, что чем четче заполнены все графы, тем большая вероятность доставки послания и его прочтения.

Если адресатов несколько, то их фамилии нужно перечислять в порядке иерархии от вышестоящей должности к подчиненным. Это правило, нарушать которое не желательно. Так как в левой верхней части остается место, там ставится отметка отправителем (свои инициалы и дата) и получателем (те же самые).

Как известно, письмо делового образца, как и школьное сочинение, должно иметь 3 раздела : вступление, основная часть и заключение. Вот именно, прочитав первую часть, адресат сможет сделать вывод о том, срочное это послание, или с его изучением можно немного повременить. Обратите внимание, что вступление пишется для электронного варианта, как дополнение к приложению. Поэтому, чтобы правильно составить таковое, нужно:

• оставить обращение и приветствие;
• выделить порцию комплиментов;
• кратко объяснить причину обращения.

Важным фактором при изложении материала является манера изложения, полнота и честность при подаче информации (ни в коем случае не обманывайте адресата). Запомните, читая ваше обращение, получатель должен представить описанное, поэтому подробности будут необходимы, но не забывайте подкреплять их дополнительными фактами, датами, и тд.

Обратите внимание на речь и стиль подачи материала. Если это официальный документ, то и письмо пишется в деловом стиле. Стоит догадаться, что адресат получает немало таких писем, и знакомиться подробно с каждым ему не хватит времени. Следовательно, излагать материл нужно кратко, компактно, без лишних преувеличений и красок. Только в таком случае можно рассчитывать на быстрый ответ адресата.

В заключении нужно указать собственное пожелание (иногда с просьбой), подвести некий итог всего изложенного. Получается, что прочитав данную часть официального письма, адресат должен увидеть ваше предложение выхода из сложившейся ситуации (проблемы). Ему остается только согласиться с таковым, или выбрать свой вариант.

Заканчивается официальное письмо обязательной подписью и датой составления. Это вы можете заметить, изучив несколько образцов официальных писем.

Перед отправкой обязательно перечитайте составленный документ, проверьте соответствие реквизитов, правильность оформления послания. Не забудьте оценить грамотность изложения, каким шрифтом напечатан текст (удобно ли читать) и тд.

На этом все. Оказывается, что составить официальный документ не так то и сложно. Для этого достаточно взять нужный бланк, где уже нанесены определенные характеристики, заполнить его в соответствии с правилами, описанными выше и отослать адресату. Если у вас остались вопросы, то вы можете получить на них ответы, путем размещения таковых в разделе «комментарии».

А вы уже рассказали своим друзьям и знакомым о том, как правильно нужно оформлять официальные документы? Если нет, то поделитесь с ними ссылкой на данный обзор. Для этого нужно кликнуть по клавишам социальных сетей, в которых вы зарегистрированы, и согласиться на добавление информации на вашей личной странице. Проведя данные манипуляции, вы позволите людям, увидеть данный обзор, ознакомиться с ним и научиться правильно, заполнять всевозможные документы.

Я не прощаюсь с вами, а говорю: «До свидания». Буду рада вновь видеть вас читателями моих творений по информационному бизнесу. Надеюсь, что мои обзоры вдохновляют вас на подвиги и помогают получить полезную информацию.

С уважением, Елена Изотова.

В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо? С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно.

Структура делового письма

Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания. Современные технологии позволяют писать два вида писем – бумажные и электронные. Они имеют мало отличий, но свои особенности у них все же есть. Поэтому мы рассмотрим оба варианта.

Составление бумажного делового письма

Структура у официальных обращений выглядит примерно следующим образом:

1. Обращение. Оно заменяет приветствие в деловом письме и начинается со слов «Уважаемый (ая) …». Оно располагается в центре страницы и начинается с большой буквы. Дальше нюансы. К примеру, на Западе принято обращаться только по имени, а в России по имени отчеству. Если речь идет о военных, то приветствие может выглядеть так: «Уважаемый товарищ полковник». Если вы пишете официальное приглашение, то можно использовать варианты «Дамы и господа» или «Уважаемые господа». Вариантов как начать деловое письмо может быть несколько. Остановиться лучше на том, который принят в стране, где вы живете и в том коллективе, где вы работаете.
2. Основная часть. Состоит из нескольких абзацев и включает в себя основную информацию, которую вы хотите донести до адресата. Это может быть описание ситуации, выражение вашего мнения, просьба, соболезнование и т.п. Также немаловажно помнить о правилах общения в официальных письмах. Если вы пишете от лица компании, фирмы, или общества то обращение пишется от третьего лица единственного лица (компания: «предупреждает», «напоминает», «уведомляет» и т.п.). Еще один вариант – первое лицо множественного числа: «сообщаем», «уведомляем», «направляем» и т.п.
3. Заключение. Сюда стоит дописать выводы из основной вышеизложенной части и подвести логичные обоснования. Например: «Уверен, что вы дадите оценку произошедшей ситуации и выскажите свою точку зрения».
4. Постскриптум. Дополнительное завершение делового письма. В официальной корреспонденции используется не часто, но вполне допускается, если вы не знаете, как закончить деловое письмо. Постскриптум может содержать в себе сведения, косвенно относящиеся к теме письма или произошедшие уже после его написания. Например: «Завтра в 12:00 состоится собрание директоров, посвященное данной проблеме».

После того, как основная часть написана, важно не забыть про правила оформления делового письма:

1. После заключения или постскриптума нужно поставить подпись, указать вашу должность, фамилию, имя и отчество. Также перед подписью допускается вежливая форма: «С уважением», «Искренне ваш», «В надежде на продуктивное партнерство» и т.п. Под подписью обязательно следует ее расшифровка. Пример: «С Уважением, руководитель группы компаний ООО «Эллада» Иванов В.С.».
2. Если к письму требуются приложения, они оформляются в виде отдельных страниц.
3. Деловые письма нужно писать на специальных бланках, которые соответствуют нормативу официальных документов. На бланке должны присутствовать следующие реквизиты: название организации, юридический адрес, номер телефона и факса, дата и номер документа, если это ответное письмо, то должна быть ссылка на номер и дату письма полученного, адресат, заголовок, текст, отметка о приложениях, подпись и телефон.

А как правильно оформить деловое электронное письмо?

Деловое электронное письмо должно соответствовать таким же требованиям. Однако есть и ряд нюансов, которые следует учитывать при его написании и отправке. Части делового письма в глобальной сети выглядят следующим образом:

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive , есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему .
2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система - это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите .

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы - наш новый клиент

Здравствуйте, [Имя] .

Мы [краткая информация о компании] .

Если это Вас заинтересовало, я готов обсудить возможность сотрудничества. Сообщите, в какое время Вам было бы удобно созвониться.

[Подпись]

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

Здравствуйте, [Имя] .

Мы успешно работаем с [конкурентом X и Y] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов. Ознакомиться с подробной информацией о них Вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв] .

Будем рады, если и Вы присоединитесь к нам.

[Подпись]

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца :

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Здравствуйте, [Имя] .

Я надеюсь, что Вам тоже понравилось [мероприятие] , и хотел бы поблагодарить Вас за интерес к [название компании] .

Прилагаю более детальную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить по телефону все интересующие Вас вопросы.

[Подпись]

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

Здравствуйте, [Имя] .

Я надеюсь, что у Вас была возможность прочитать мое предыдущее письмо и подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией] .

Есть ли у Вас какие-то вопросы или мысли по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда у Вас найдется время для этого?

[Подпись]

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то поделитесь ими в письмах клиентам компании . Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

Здравствуйте, [Имя] .

Я недавно отправил Вам письмо о [название компании] , и думаю, мы могли бы быть полезны [вашей компании] .

Наши клиенты наблюдают рост [указать показатели] , когда используют [название продукта и услуги] . Мы также предлагаем [рассказать об акциях] и [упомянуть другие выгодные предложения] .

Если захотите узнать подробности, пожалуйста, сообщите, и мы договоримся о переговорах по телефону или при встрече.

С нетерпением жду ответа.

[Подпись]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

Здравствуйте, [Имя] .

Несколько дней назад я прислал Вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.

Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги] . Поделитесь ими с Вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.

Буду рад обсудить всё подробнее по телефону или при личной встрече. Я уверен, мы действительно можем быть полезны Вам в [область деятельности] .

[Подпись]

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Здравствуйте, [Имя] .

Несколько дней назад я отправил Вам письмо о [компании или продукте] и теперь сомневаюсь, что обратился по адресу.

Это Вы принимаете решения по интересующему меня вопросу? Если нет, не могли бы Вы помочь мне связаться с нужным сотрудником в Вашей компании?

Жду вашего ответа.

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

Здравствуйте, [Имя] .

Спасибо, что уделили мне время. Теперь хотелось бы узнать, как Вы видите дальнейшее обсуждение нашего вопроса.

Если Вы все еще заинтересованы, то, пожалуйста, проинформируйте о своих планах.

Жду вашего ответа.

[Подпись]

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

Здравствуйте, [Имя] .

Спасибо, что нашли время - сегодняшняя встреча вышла очень продуктивной. Коротко напомню, как мы поступим дальше:

[Дата] : Я вышлю Вам [договор/полный комплект документов] .

[Дата] : Вы передадите мне замечания и пожелания.

[Дата] : Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение.

Если Вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.

10. Составьте такое письмо клиенту , если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Здравствуйте, [Имя] .

Мы были рады познакомиться лично с представителями Вашей организации. Я обещал Вам прислать дополнительные данные о [вопрос] - они находятся в прикрепленном файле.

Готов ответить на любые вопросы. Не стесняйтесь звонить мне по [номеру] в любое время или писать на этот адрес.

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и применять бланки организации. Для реквизитов необходимо ориентироваться на ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 надо будет ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 (равно как и ГОСТ Р 7.0.97-2016) является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

В верхней части документа указываются:

• дата;
• номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

• наименование компании;
• наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
• должность получателя;
• фамилия и инициалы получателя;
• почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например:

ООО «Елки-Палки»

Юридический отдел

Москва, улица Зеленая, д. 5

КОПИЯ

Генеральному директору

ООО «Зеленые ветки»

Симакову В.А.

Санкт-Петербург,

Улица Фрунзе, д. 3

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2018 или 17 мая 2019 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.